DEFINISI PERENCANAAN

    A.DEFINISI PERENCANAAN  (PLANNING)

Merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan alternatif-alternatif, kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur, dan program-program sebagai bentuk usaha untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai.

4 (empat) tingkat kemampuan dasar dalam kegiatan perencanaan:

1   1 . Insight: kemampuan untuk menghimpun fakta dengan jalan mengadakan penyelidikan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan masalah yang direncanakan.

     2.Forsight: kemampuan untuk memproyeksikan atau menggambarkan jalan atau cara-cara yang akan ditempuh, memperkirakan keadaan-keadaan yang mungkin timbul sebagai akibat dari kegiatan yang dilakukan.

     3. Studi eksploratif: kemampuan untuk melihat segala sesuau secara keseluruhan, sehingga diperoleh gambaran secara integral dari kondisi yang ada.

   4. Doorsight: kemampuan untuk mengetahui segala cara yang dapat menyamarkan pandangan, sehingga   memungkinkan untuk dapat mengambil keputusan.

Planning jangka panjang memiliki 2 karakteristik utama, yaitu:

     1. Tujuan dan sasaran: merupakan dasar bagi strategi perusahaan

     2. Peramalan (forecasting) jangka panjang: langkah awal sebelum membuat perencanaan

Teori Perencanaan :Menurut Alexander (1986) teori adalah cara untuk memahami dunia, dan merupakan kerangka untuk menginterpretasikan fakta, atau cara untuk memahami fakta dan merupakan kerangka menginterpretasikan pengalaman. Ilmu pengetahuan pada hakekatnya dibentuk dari gabungan antara fakta dan pengalaman, dengan demikian teori adalah kerangka yang sepatutnya digunakan dan diterapkan, karena dapat menjelaskan fakta yang ada. Tidak ada definisi tunggal untuk memahami perencanaan dan teori perencanaan. Sama halnya dengan profesi perencana, tumbuh berkembang dan hadir dalam latar belakang yang berbeda dan memiliki keluasan wawasan dari pengalaman masing-masing.

Pengertian planning atau perencanaan itu sendiri telah mengalami banyak perkembangan. Perkembangan akan esensi perencanaan bagi manusia mempunyai kaitan yang erat dengan perkembangan peradaban dan teknologi (Sujarto, 1990). Hal ini karena perkembangan peradaban manusia berpengaruh terhadap kompleksitas permasalahan yang dihadapi di dalam perencanaan, sementara perkembangan teknologi berperan besar di dalam menetukan pola pendekatan perencanaan yang hendak diterapkan. Sejalan dengan perkembangan peradaban dan teknologi tersebut maka berkembang pula teori perencanaan dan praktek-praktek perencanaan yang terjadi pada kurun jaman tertentu.

Pemahaman tentang teori perencanaan (planning theory) mengalami perdebatan yang panjang dan luas, karena pemahamannya menjadi semakin melebar dan kompleks. Apa itu teori perencanaan menjadi sulit didefinisikan secara pasti karena beberapa alasan, di antaranya (Campbel. S & Fainstein. S, 1996) : (1) teori perencanaan memiliki over-lap dengan berbagai disiplin ilmu lain (ilmu sosial, politik, ekonomi, arsitektur, dll); (2) batasan profesi perencana dan profesi lainnya sering tidak jelas, di mana perencana tidak hanya membuat rencana dan bukan perencana dapat mengerjakan perencanaan; (3) ruang perencanaan terbagi atas pola ruang dan lingkungan alam yang luas, dan (4) banyak pendekatan yang dapat dipakai dalam perencanaan dengan meminjam alat analisis, metoda, dan teori dari bidang ilmu pengetahuan lainnya.

Perencanan tidaklah dikembangkan berdasarkan teori tetapi sebaliknya teori perencanaan berkembang sebagai kelanjutan dari pengalaman mengenai usaha-usaha manusia untuk mengatasi keadaan lingkungan hidupnya (Sujarto, 1990). Ada dua jenis utama teori perencanaan yaitu : yang berusaha untuk menjelaskan bagaimana sistem sosial berjalan dan yang berusaha untuk menyediakan alat dan teknik (tools & technique) untuk mengendalikan & mengubah sistem sosial (Feldt, dalam Catanese & Snyder, 1988 : 49). Jenis pertama, yaitu teori-teori operasi sistem, terutama memaparkan sejumlah disiplin akademis tradisional, karena tidak ada disiplin tunggal yang mencakup cukup luas untuk semua aspek penting dari suatu sistem sosial. Jenis kedua, teori-teori perubahan sistem, menyajikan hampir semua latar belakang dan teknik-teknik dari disiplin ilmu terapan, seperti administrasi pemerintahan dan ilmu teknik, di samping yang berasal dari berbagai disiplin ilmu lainnya. Teori-teori perubahan sistem dibagi dalam empat jenis cabang utama, yaitu teori rasionalisme, inkrementalisme, utopianisme dan metodisme. Teori perencanaan sebagai suatu perspektif, ternyata telah mengantarkan perlunya pelibatan masyarakat dalam perencananaan melalui berbagai bentuk konsep baik teoritis maupun praktek, seperti advocacy planning, transactive, pluralism, communicative, collaborative, dan lain-lain.

     B. LANGKAH – LANGKAH DALAM MENYUSUN PERENCANAAN

Menetapkan tugas dan tujuan Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh. Observasi dan analisa Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.

Mengadakan kemungkinan-kemungkinan Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya. Membuat sintesa Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

·         Siapa Saja Yang Membuat Rencana

       1.Panitia Perencanaan Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.

       2.Bagian Perencanaan Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.

     3.Tenaga Staf Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu : – Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan – Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna.

·       

         Bentuk-bentuk Perencanaan

Recana Global (Global Plan) Analisa penyusunan recana global terdiri atas: – Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan – Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan. – Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi – Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi 2. Rencana Stategik (Strategic Plan) Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalang jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu. Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alas an penggunaan perencanaan strategic ini yaitu : 1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan 2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya. 3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi. 3. Rencana Operasional ( Operational Plan ) Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek. – Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan. – Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.

A.      MANFAAT PERENCANAAN

     1.       Perencanaan memberikan berbagai manfaat , antara lain:

     2.       Meningkatkan fokus dan fleksibilitas

     3.       Planning is result oriented, priority oriented, advantage oriented, and change oriented.

     4.       Meningkatkan koordinasi.

     5.       Meningkatkan pengendalian.

     6.       Meningkatkan kualitas manajemen waktu.

     7.       Membantu manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan

     8.       Membantu kristalisasi persesuaian dlm masalah-masalah utama

     9.       Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

    10.   Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

    11.   Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

    12.   Memudahkan koordinasi antar berbagai bagian organisasi

    13.   Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan mudah dipahami

    14.   Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

    15.   Menghemat waktu, usaha dan dana.

B.      JENIS PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tinsdakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal.

Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi.

Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi - fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan. Menurut Newman perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done. Sedangkan menurut louis A.Allen : “planning is the determination of a course of action to achieve a desired result”. Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

 sumber:

     Kay, Robert and Alder, Jacqueline., 1999, Coastal Planning and Management, E & FN SPON. An  imprint of Routledge, London and New York.

       Meltzer, Evelyne., 1998, International Review of Integrated Coastal Zone Management.,

  http://zzzfadhlan.wordpress.com/2010/11/05/beberapa-pengertian-planning-perencanaan-dalam-organisasi/